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aktuelle Kassensysteme in Hotels
11. Mai 2009 | 
Autor: Moderne Kassensysteme in Hotels sind nicht nur einfache Kassen, die den Gästen Rechnungen über deren Aufenthalt erstellen. Hotel- Kassensysteme bieten an einem hierfür eingerichteten Arbeitsplatz in einer grafischen Darstellung den Belegungsplan, worüber jederzeit ersichtlich ist, wie gut ausgelastet und besucht das Hotel gerade ist und welche Gästezimmer und Suiten für Gäste noch zur Reservierung zur Verfügung stehen. Auch wird hier auf Abfrage jederzeit der aktuelle Tagesstatus darüber angezeigt, welche An- und Abreisen noch ausstehen, und welche Gäste noch bleiben. Auch kann über moderne Kassensysteme jederzeit auf die tägliche Terminübersicht sowie den augenblicklichen Status externer Anbindungen wie Telefonanlage, Kassen und Schließkarten zugegriffen werden. Reservierungen können über Kassensysteme über die grafische Darstellung am Monitor erfolgen, also eben auch über einen Touchscreen-Bildschirm. Hier wird am Bildschirm der Belegungsplan angezeigt, ein zu belegendes Zimmer kann ausgewählt werden. Zusätzlich wird ein Kalendarium angezeigt, wo der Belegungszeitraum ausgewählt werden kann. Sollte im ausgewählten Zeitraum eine Preisänderung durch Feiertage, Saisonwechsel oder allgemeine Preisanpassungen stattfinden, wird das in der Preisfindung berücksichtigt. Dies ist natürlich eine gute Auskunftsmöglichkeit über moderne Kassensysteme, die bei telefonischen Anfragen eine sofortige und schnelle Auskunft ermöglicht. Natürlich ist es auch möglich, das Internetuser über dieses Medium Reservierungen und Buchungen vornehmen. Über ein Kontaktformular auf den Internet-Seiten eines Hotels kann eine Reservierung erfolgen, wobei dann auch sofort die ersten Daten in die Hotel- Kassensysteme übermittelt und in der Kassensoftware eingetragen werden. Aber nicht allein die Reservierung, Buchung und Rechnungsstellung ist über moderne Kassensysteme in Hotels möglich. So kann zum Beispiel im Wellnessbereich eines Hotels eine netzwerkfähige Kasse genutzt werden, die sowohl kostenfreie als auch gebührenpflichtige Anwendungen in die Kassensoftware moderner Kassensysteme überträgt. So ist über Kassensysteme auch eine zusätzliche statistische Erfassung angebotener und genutzter Dienstleistungen möglich. Natürlich haben auch das betriebliche Controlling und die buchhalterische Verwaltung in Hotels Zugriff auf alle Daten, die in der genutzten Kassensoftware hinterlegt sind, damit alle notwendigen Buchen getätigt und über das Controlling alle Vorgänge überwacht und ggf. verbessert werden können. Ein einem Hotel angeschlossenes Restaurant kann mit mobilen Kassen ausgestattet sein, die natürlich auch in die jeweiligen Hotel-Kassensysteme integriert sind. Durch die technische Integration mobiler Kassen in moderne Kassensysteme und durch die Nutzung einer gemeinsamen Kassensoftware lassen sich natürlich auch getrennte Umsatzabrechnungen vermeiden. Das spart einerseits Anschaffungs- und Wartungskosten für mehrere Anwendungs- und Kassensysteme, aber es werden auch Personalkosten eingespart. Denn allein in der betrieblichen Buchhaltung muss in diesem Fall nicht zwischen zwei Anwendungssystemen gewechselt werden. Natürlich können über die Kassensoftware moderner Kassensysteme in Hotels auch online-Verbindungen zu Touristikbüros, Fahrradverleihern oder Autovermietungen bestehen. Das gibt die Möglichkeit, über im Hotel genutzte Kassensysteme den Gästen Ausflugsvorschläge zu erarbeiten oder eben auch für die Dauer des Aufenthalts ein Mietfahrrad oder ein Mietauto zu vermitteln.
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Kassensysteme sind eine gute Lösung
Der Urlaub kann auf verschiedene Arten zur Erholung genutzt werden. Viele Urlauber genießen eine Strand- und Badeurlaub, um sich zu erholen. Gebucht über das Internet sind die wichtigsten Daten bereits in die Kassensysteme der jeweiligen Hotels übertragen, was das Einchecken erheblich verkürzt. Natürlich kann auch hier über Kassensysteme mit einer Verbindung zu örtlichen Touristikbüros bzw. mit eigenem Infomaterial auf der Kassensoftware ein Tagesausflug erarbeitet und den Gästen vorgeschlagen werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, im Urlaub Geschichte hautnah zu erleben. So kann zum Beispiel die jüngere und jüngste Vergangenheit der deutschen Geschichtsschreibung erlebt und erfahren werden. So geschieht es derzeit auch auf der Insel Rügen: der „Koloss von Rügen“, war zu NS-Zeiten als Urlaubsziel für bis zu zwanzigtausend Gäste geplant und baulich recht weit fortgeschritten. Zu Zeiten der Teilung Deutschlands wurde der Komplex zum Teil vom Militär als Erholungsheim genutzt. Der Gesamtkomplex besteht aus fünf Blöcken. Das gesamte Gebäude steht nun, über achtzehn Jahre nach der Wiedervereinigung unter Denkmalschutz. Vier der fünf jeweils 550 Meter langen Blöcke sind inzwischen verkauft. Da es auch zu DDR-Zeiten nicht soweit kam, dass hier Feriengäste Urlaub machen konnten, soll nun das Areal nicht nur touristisch erschlossen werden. Es sollen neben Hoteleinrichtungen auch Gastronomiebetriebe, Einkaufsmöglichkeiten verschiedenster Branchen, Kindergärten und Wohneinheiten entstehen. Dass für diese komplexe Infrastruktur, die sich nach Fertigstellung über 2,75 km hinziehen wird, auch Kassensysteme, Kassen und Registrierkassen notwendig sind, steht zweifelsohne fest. Ein Friseur, ein Bäcker oder auch ein Kiosk dürften sicher mit einer herkömmlichen Registrierkasse gut ausgestattet sein. Hotels und Restaurants die sich dort ansiedeln, werden Kassensysteme mit branchenspezifischer Kassensoftware benötigen, um alle relevanten Arbeitsabläufe zu optimieren. Kassensysteme sind insbesondere in Restaurants und Hotels besonders sinnvoll. Die Optimierung der Arbeitsabläufe kann mit Kassensoftware und einem modernen Kassensystem insoweit stattfinden, dass zusätzliche Anwendungsprogramme, PC-Lösungen und sonstige externe Geräte nicht notwendig sind. Das spart natürlich Anschaffungs- und weitere Folgekosten.
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Ein Kassensystem im Hotel
Forscher aus dem Ruhrgebiet haben auf 1.500 m² vier Musterräume eines Hotelbetriebes hergerichtet. Interessierte Menschen können diese Räume testen und beurteilen. Mit diesen Ergebnissen wollen die Forscher einen Hotelstandard für die Zukunft entwickeln. Was in einigen Jahren dann aus diesem Projekt geworden ist, wird man dann sehen. Und bis dahin müssen Hotelgäste mit dem Vorlieb nehmen, was seit vielen Jahren auch schon ziemlich gut war und ist. Dass aber nicht nur die offensichtliche Ausstattung und Einrichtung für den Erfolg eines Hotels verantwortliche zeichnet, ist klar. Darum ja auch die Testmöglichkeit dieser Zimmer. Denn hier werden auch ergonomisch modernste Möbel zur Verfügung gestellt. Und wenn ein Gast so gar nicht damit klar kommt, wird etwas am Möbelstück geändert werden müssen. Aber auch Ausstattungen, die nicht ins Gästezimmer eines Hotels gehören, tragen erheblich zur Zufriedenheit der Gäste bei. So wäre da beispielsweise das genutzte Kassensystem des Hotels. Weitestgehend unsichtbar für den Gast ist ein Kassen-Modul an der Rezeption in der Eingangshalle des Hotels installiert. Hier findet über die Tastatur oder über einen Touchscreen-Bildschirm die Datenaufnahme statt. Auch wird hier die Rechnung erstellt, wenn der Gast abreist. Im Hotelrestaurant sind häufig mobile Kassen zu sehen, womit die Servicekräfte die Bestellungen der Gäste aufnehmen und per Funk parallel an die Kassensoftware, die Küche und die Schankanlage übermitteln. Weitere Kassen-Module können im Hotelwesen in Wellness-Bereichen ebenso zum Einsatz kommen, wie auch zusätzlich ein Kellnerrufsystem im Restaurant installiert werden kann. Selbst wenn ein Souvenirshop oder ein Friseursalon im Hotel eingemietet ist oder sogar vom Hotel selbst geführt wird, sind Netzwerkkasse, Kassensystem und leistungsfähige Kassensoftware unverzichtbar. Denn auch hier sind Daten zu erfassen sowie Dienstleistungs- und Warenverkäufe aufzusummieren. Im Idealfall können auch diese Beträge einem Gast in der Kassensoftware zugeordnet und mit der Rechnungsstellung gedruckt werden. Außerdem kann im Wellnessbereich eine netzwerkfähige Registrierkasse genutzt werden, die ihrerseits über eine Tastatur oder einen Touchscreen Bildschirm bedient wird und die Daten der in Anspruch genommenen Dienstleistungen in der Kassensoftware hinterlegt. Je nach Konzept des Hotels können sowohl Hotelgäste als auch externe Gäste im Hotelrestaurant speisen und im Wellnessbereich Anwendungen genießen. In beiden Fällen ist das Kassensystem so hergerichtet, dass zwar alle Daten in der Kassensoftware, insbesondere für die Umsatzabrechnung, hinterlegt werden. Aber dennoch wird genau zwischen den Gästen unterschieden, so dass jeder eine korrekte Rechnung über die genutzten Kassensysteme bekommt. Dass moderne Kassensoftware auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen kann, dürfte ebenso wenig neu sein wie auch schon in manchen Restaurantbetrieben Kellnerrufsysteme installiert sind, worüber man diskret einen Mitarbeiter rufen kann, wenn man bestellen oder bezahlen möchte. Netzwerkkassen, Kassensysteme und mobile Kassen erobern immer mehr die Hotelbranche ebenso wie die Gastronomie. Aber auch vor dem Einzelhandel macht die moderne Technik nicht halt. Doch dazu werde ich mich ein anderes Mal äußern.
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Kinderbetreuung im Hotel
Viele Familien- und Urlaubshotels bieten stundenweise, manchmal auch ganztags eine Kinderbetreuung. Dadurch bekommen die Eltern auch im Urlaub mal Gelegenheit, etwas Zeit für sich zu nutzen. Die Kinder und Jugendlichen werden von Fachpersonal betreut, unterhalten und beschäftigt. Spielzeug und Gesellschaftsspiele gehören damit natürlich zur Hotelausstattung und müssen angeschafft werden. Hotelausstatter haben zwar vielleicht nicht gerade kindgerechte Dinge zur Auswahl. Aber den Kontakt zu Spielwarenherstellern und Spieleverlagen können sie auf jeden Fall herstellen. Im Gespräch kann dann herausgefunden werden, in welchem Altersfenster sich die Zielgruppe Kinder und Jugendliche bewegt. Danach kann empfohlen und ausgesucht werden, was für die Kinderbetreuung angeschafft wird. Wenn direkt beim Hersteller gekauft wird, muss dort nicht zwingend eine Kasse vorhanden sein. Denn diese Einkäufe dürften meist bargeldlos auf Rechnung geschehen. Ebenso wird es beim Versandhandel stattfinden. Wenn aber im örtlichen oder regionalen Fachhandel Spiele und Spielwaren erworben werden, ist eine Barzahlung einzuplanen. Aus dem Bargeldbestand der Hotelkasse sollte dann ein ausreichend großer Betrag mitgenommen werden. Im örtlichen Spielzeugfachgeschäft können einzelne Kinder- und Jugendbücher erworben werden. Bezahlt werden kann an der dort genutzten Registrierkasse. Ein Kassenbon dient als Beleg und reicht auch aus, weil hierauf alle wichtigen Daten zu erkennen sind. Auch können Registrierkassen im Spielwareneinzelhandel jeden Tag die Einzelumsätze aufsummieren und zu einer Tagesabrechnung zusammenfassen. Im Prinzip sollte aber jedes Hotel bei der Einrichtung zwar auf gute Qualität achten, besonders bei Produkten für den kindlichen Gebrauch. Aber auch der Preis sollte nicht außer Acht gelassen werden. Da kann ein Besuch beim Großhändler oder im sogenannten Kinderkaufhaus helfen. Denn hier werden sämtliche Waren in so großen Mengen von den Herstellern gekauft, dass sie einen guten Preis an ihre eigenen Kunden weitergeben können. Das macht sich natürlich in allen Kassen bemerkbar: Die Kasse des Großhändlers stimmt, weil durch niedrige Verkaufspreise höhere Mengen abgenommen werden. Das Kassensystem des Hotels kann natürlich auch mitrechnen: buchhalterisch werden bestimmte Beträge für Spiele und Spielwaren zurückgestellt. Wenn dann aber weniger ausgegeben wird, kann die Differenz in der Kassensoftware als Gewinn verbucht werden. Moderne Kassensoftware in Kassensystemen der Hotelbranche können aber nicht nur Gästerechnungen kassieren und Ausgaben verbuchen. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter kann über Kassensysteme erfolgen. Aber auch eine leistungsstarke Kassensoftware in Netzwerkkassen von Hotelausstattern, Zulieferern oder eben auch Spielwarenhändlern kann die dortigen Betriebsabläufe vereinfachen. Warenbewegungen können statistisch verarbeitet und für Bestellungen genutzt werden. Einige Ausführungen von Kassensoftware verfügen sogar über Bestellformulare, die vom Kassensystem zum Teil auch automatisch ausgefüllt werden können. Aber all diese Aufgaben können eigentlich alle modernen Kassensysteme erfüllen. Die jeweilige Kassensoftware wird lediglich an die Branche und individuell für den Betrieb angepasst und installiert. Von all dem bekommen die Kinder im Hotel natürlich nichts mit. Aber das müssen sie ja auch nicht, sie sollen sich nur wohl fühlen und Spaß haben. Und genau dafür sorgt eben auch die gute Ausstattung mit Spielen und Spielzeug der Kinderräume eines Hotels.
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verschiedene Hotels und ähnliche Kassen
Immer mehr Hotels stellen sich im Internet mit einem eigenen Auftritt vor. Dort werden viele wichtige und interessante Informationen gegeben. Im Internet kann man also für jeden Reisegrund ein passendes Hotel finden. Messehotels zum Beispiel sind in aller Regel in direkter Nachbarschaft zu Messezentren in Großstädten gelegen. Hier hat man sich wahrscheinlich auch ganz auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Messebesuchern und Messeausstellern eingestellt. Viele Messehotels bieten ihren Gästen auch den Besuch einer hauseigenen Sauna, eines Solariums oder einen Fahrradverleih. Ob diese Angebote gratis oder gegen Gebühr zu nutzen sind, ist von Hotel zu Hotel unterschiedlich. Die Nutzung kann dem Gast aber auf jeden Fall über die Kassensoftware des genutzten Kassensystems auf die Rechnung gebucht werden. Gratisangebote werden dann mit einem Nullbetrag aufgeführt, für Angebote gegen Gebühr werden der Nettobetrag, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag ausgewiesen. Hotelketten nutzen sicher häufig Netzwerkkassen, um den einzelnen Hotels Kontakt miteinander zu ermöglichen und auch die Hotels untereinander bezüglich des Umsatzes vergleichen zu können. Insbesondere hiermit ist es möglich, den jeweiligen Standort zu bewerten und ggf. Maßnahmen zur Umsatzsteigerung zu erarbeiten. Natürlich gibt es nicht ausschließlich Messe- oder Kongresshotels. Auch Familienhotels bieten vielfältige Angebote, die einen Familienurlaub so richtig erlebbar machen. Familienbezogene Angebote wie Familienzimmer, Spielplatz vor dem Haus, Schwimmbad mit Betreuung und Aufsicht sowie Kinderhort sind nur einige Beispiele. Auch hier sind Kassensysteme im Einsatz, über deren Kassensoftware genutzte Angebote einer Rechnung zugewiesen werden. Clubhotels sind Ferienanlagen, in denen sich die Gäste von der Umgebung abgetrennt für die überwiegende Zeit des Urlaubs aufhalten. Der Tagesablauf wird durch besondere Freizeit- und Erlebnisangebote bestimmt. Animateure sorgen dabei für die Unterhaltung der Gäste. Ein Urlaub in Clubhotels ist meist mit allen Angeboten bereits bei der Buchung bezahlt. Sport, Wellness, Hobbykurse, Fitness oder Kinderbetreuung sind dann in aller Regel auch kostenfrei von den Gästen zu nutzen. An Bars im Bereich des Resorts sind Getränke hingegen nicht unbedingt kostenlos. Dafür können Kassen -module genutzt werden, die einem Kassensystem angegliedert sind, damit den Gästen am Ende des Aufenthalts eine detaillierte Rechnung über die in Anspruch genommenen Angebote und verzehrten Speisen und Getränke (natürlich nur die, die nicht im bereits bezahlten Reisepreis enthalten sind) erstellt werden kann. Neben Messe- Kongress- und Familienhotels gibt es natürlich noch viele weitere Betriebe, die sich in verschiedene Richtungen spezialisiert haben. Wie anderswo auch können im Kassensystem eines Hotels natürlich neben der Rechnungsstellung auch die Einsatzplanung der Mitarbeiter, die Warenbewegungen von Lebensmitteln/Getränken und noch weitere Verwaltungsaufgaben erledigt werden. Eine Kasse ist in jedem Hotel nötig, wobei eine Registrierkasse heute längst nicht mehr ausreicht. Bei den hohen Anforderungen an die Kassensoftware kann eine Registrierkasse nicht das leisten, was benötigt ist. Kassenhersteller bieten da aber für jeden Betrieb in der Hotelbranche ausgefeilte Lösungen an. Neben Registrierkassen und Kassensystemen für den Einzelhandel und andere Branchen sind natürlich auch Kassen im Format von Netzwerkkasse und Kassensystem mit entsprechend leistungsfähiger Kassensoftware verfügbar. Eine Registrierkasse im Hotelbereich ist für mich dann denkbar, wenn ein kleiner Bereich für eigenständigen Einzelhandel (z.B. Souvenirs) vorgesehen ist und rechtlich mit dem Hotelbetrieb nichts zu tun hat.
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